État des lieux d’entrée et de sortie : les obligations du bailleur, du constat au dépôt de garantie
L’état des lieux d’entrée et de sortie n’est pas une simple formalité de location. Pour le bailleur, c’est le document qui permet de prouver l’état du logement, de justifier certaines retenues sur le dépôt de garantie ou, au contraire, d’éviter une contestation infondée. Sa responsabilité se joue surtout sur trois points : un constat contradictoire, une description précise et une comparaison loyale entre l’entrée et la sortie.
Pourquoi l’état des lieux engage réellement le bailleur
L’état des lieux est établi lors de la remise des clés à l’entrée, puis au moment où le locataire quitte le logement. Il doit être contradictoire, c’est-à-dire réalisé en présence du bailleur et du locataire, ou de leurs représentants, puis signé par les parties. La signature ne verrouille pas tout pour la suite, mais elle donne au document une forte valeur de preuve.
Le bailleur est engagé par ce qui est écrit, mais aussi par ce qui ne l’est pas. Une peinture indiquée comme “bon état” à l’entrée sera difficilement présentée comme déjà abîmée à la sortie si aucune réserve n’a été ajoutée. À l’inverse, une fissure, une tache ou un équipement défectueux clairement mentionné dès l’entrée protège le bailleur comme le locataire.
L’enjeu principal est la comparaison. L’état des lieux de sortie n’a de sens que s’il peut être lu face à l’état des lieux d’entrée, pièce par pièce, équipement par équipement. Sans ce point de départ, la preuve des dégradations devient plus fragile, notamment lorsque le bailleur souhaite retenir une partie du dépôt de garantie. Sur ce sujet précis, voir « 1 mois, 2 mois, 20 % ».
Les obligations concrètes du bailleur au moment du constat
Être présent, représenté ou valablement organisé
Le bailleur peut réaliser l’état des lieux lui-même ou mandater une agence immobilière. Dans tous les cas, le locataire doit pouvoir constater l’état réel du logement et formuler des observations. Le document doit être établi par écrit, sur support papier ou électronique, puis remis à chaque partie. Le double exemplaire évite les versions divergentes et les ajouts contestés après coup.
Décrire précisément le logement, pas seulement le qualifier
Un état des lieux utile ne se limite pas à cocher “bon”, “moyen” ou “mauvais”. Le bailleur a intérêt à décrire les sols, murs, plafonds, fenêtres, portes, sanitaires, chauffage, électroménager en location meublée, ainsi que les équipements annexes. Les relevés des compteurs individuels, le nombre de clés remises et l’état des parties privatives doivent aussi être indiqués.
Le bon réflexe consiste à passer le logement pièce par pièce, sans sauter les zones de passage. Entrée, couloir, cuisine, chambre, salle d’eau, balcon, cave : chaque espace concentre des points de vigilance différents. L’humidité se repère près des points d’eau, les chocs dans les circulations, les traces de meubles dans les chambres, les joints et la robinetterie dans les sanitaires. Cette méthode évite les constats trop globaux, ceux qui décrivent “l’appartement” mais oublient les endroits où naissent les litiges.
Accepter les réserves et les compléments légitimes
Si un équipement ne peut pas être testé le jour même, par exemple faute d’électricité ou de chauffage en fonctionnement, il est prudent d’ajouter une réserve. Le locataire peut demander un complément à l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours. Pour les éléments de chauffage, la demande peut intervenir pendant le premier mois de la période de chauffe. Refuser par principe une précision utile peut fragiliser la position du bailleur en cas de désaccord ultérieur.
Entrée, sortie : ce qui change pour le bailleur
| Moment | Ce que le bailleur doit sécuriser | Conséquence pratique |
|---|---|---|
| Entrée | État initial, clés, compteurs, réserves, équipements | Base de comparaison pour toute la location |
| Sortie | Écarts avec l’entrée, propreté, réparations locatives, restitution des clés | Justification éventuelle d’une retenue sur le dépôt de garantie |
| Absence d’état des lieux | Preuve plus difficile selon la situation | Risque de présomption de bon état ou de contestation renforcée |
À la sortie, le bailleur ne peut pas facturer au locataire tout ce qui a vieilli. Il doit distinguer la vétusté, liée à l’usage normal et au temps, de la dégradation, liée à un mauvais usage, un défaut d’entretien ou un dommage anormal. Une grille de vétusté peut aider à objectiver cette distinction, surtout pour les peintures, les sols, les équipements ou les éléments soumis à une usure progressive. Nous y revenons en détail : « Qui paie quoi ».
Les photos peuvent renforcer le dossier, à condition d’être cohérentes avec le document écrit. Elles doivent illustrer une observation précise, et non remplacer la description. Une photo d’un mur taché sera bien plus utile si l’état des lieux mentionne la pièce, l’emplacement, la nature de la tache et son ampleur approximative.
Qui paie l’état des lieux et dans quelles limites
Lorsque l’état des lieux est réalisé directement entre le bailleur et le locataire, il ne donne pas lieu à facturation. Si le bailleur mandate un professionnel, comme une agence immobilière, une partie des frais peut être mise à la charge du locataire pour l’état des lieux d’entrée, dans une limite de 3,03 € TTC par m² de surface habitable. La somme demandée au locataire ne peut pas dépasser celle payée par le bailleur.
Exemple simple : pour un logement de 25 m², le plafond imputable au locataire est de 75,75 € TTC. Si l’agence facture 170 € TTC au total, la répartition ne peut pas conduire à faire payer plus de 75,75 € au locataire ; le reste demeure à la charge du bailleur. Pour un logement de 50 m², le plafond locataire atteint 151,50 € TTC, toujours sous réserve de ne pas dépasser la part du bailleur.
En cas de désaccord ou d’absence d’une partie, un commissaire de justice peut établir un constat locatif. Les parties doivent alors être convoquées au moins 7 jours à l’avance, généralement par lettre recommandée avec accusé de réception. Les frais sont réglementés et partagés par moitié entre bailleur et locataire. Les montants varient notamment selon la surface : des tarifs comme 132,82 €, 154,74 € ou 232,12 € peuvent s’appliquer, auxquels peuvent s’ajouter des frais tels que 18,06 € ou 11,28 € selon les actes nécessaires.
Absence, refus de signature et dépôt de garantie : les points sensibles
Si l’état des lieux d’entrée n’est pas établi, la situation devient risquée. En principe, le locataire peut être présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives, sauf s’il prouve le contraire. Mais si l’absence d’état des lieux est imputable au bailleur, celui-ci ne peut pas toujours se prévaloir confortablement de cette présomption. D’où l’importance de conserver les convocations, les échanges, les photos et les documents remis.
Un refus de signature doit être traité immédiatement. Si le désaccord porte sur des observations importantes, mieux vaut éviter un document unilatéral présenté comme contradictoire. Le recours à un commissaire de justice permet alors d’obtenir un constat impartial et opposable, utile lorsque la relation locative commence ou se termine dans un climat tendu.
Pour retenir une somme sur le dépôt de garantie, le bailleur doit pouvoir relier trois éléments : un état initial, un état de sortie différent et un justificatif du coût de remise en état. Les retenues approximatives, non documentées ou confondant vétusté et dégradation sont les plus contestables. Un état des lieux précis n’est donc pas seulement une protection juridique : c’est aussi un outil de gestion locative saine, qui limite les discussions au moment où chacun veut clôturer le bail proprement.
